ETIKA BERTELEPON

ETIKA BERTELEPON

A.    Pengertian Bertelepon

Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti.

            Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi, dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu, orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang, santun dan menyenangkan .Sehingga enak didengar.
           

Kata telepon berasal dari kata tele dan phone yang berati 'jauh' dan 'bunyi' . Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi,

pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan.

Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung antara komunikator dan komunikan tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon. Telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon,baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam,apalagi berhari-hari.

B.     Etika Dalam Bertelepon

Cara menelepon sangat bervariasi dan berkembang dengan bertambanya jam terbang. Teknik dan tata cara bertelepon memberikan imajinasi atau gambaran kepribadian yang bertelepon bahkan kepribadian atasan atau gaya organisasi perusahaan yang dijalankan. Sekretaris yang baik akan berusah menampilkan sikap yang menyanagkan dan tidak terburu-buru dalam berbicara ditelepon.

      Bagaimana etika bertelepon yang baik? Ketika menggunakan pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, juga tidak perlu menampakan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal yang terpenting adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari suara yang penuh rayuan atau bernada ringan. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah berkomunikasi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tetap tidak boleh diabaikan, karena tugas sekretaris bukan hanya menerima dan menelepon seseorang.

                  Kita memang tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara, akan tetapi etika dalam bertelepon tidak boleh diabaikan.

                   Adapun hal-hal yang yang harus kita perhatikan sehubungan dengan etika adalah sebagai berikut.

1.      Jangan memulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “halo” hanya akan membuang waktu dan tidak bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelepon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

2.      Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa mengganggu tugas pokok kita.

3.      Berusahalah untuk mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun, atau bersikap tidak setuju pada pembicara. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

4.      Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan member kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

5.      Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita bicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita.

6.      Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”

7.      Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggunya di sela-sela kesibukannya.

C.    Pentingnya Etika Bertelepon Bagi Sekretaris

Dengan tetap berpegang pada etika dalam hubungan telepon, kini kita bahas prinsip-prinsip langkah sekretaris yang akan bertelepon. Adapun langkah-langkah dalam telepon dapat dibagi menjadi dua, yaitu (1) langkah-langkah dalam menerima telepon; (2) langkah-langkah dalam menelepon.

1.      Langkah-langkah dalam Menerima Telepon

1)      Angkat segera gagang telepon setelah 2 kali bordering. Karena bila deringan pertama, seringkali terputus karena sambungan belum sempurna. Sedangkan bila melebihi 2 kali deringan bisa membuat si penelepon jengkel karena menunggu lama, sehingga menimbulkan pertanyaan apakah sekretaris berada di tempat ataukah ruangan benar-benar kosong.

2)      Sapa dengan cara sopan dan menyenangkan dan pakailah bahasa yang baik dan benar. Berikan identifikasi diri dengan jelas kemudian lanjutkan dengan menyapa.

3)      Pastikan dulu siapa yang menjadi lawan bicara dan selalu menyebutkan nama penelepon dengan dilengkapi sebutan Bapak/Ibu.

4)      Apabila menyampaikan pesan ataupun menyambungkan telepon untuk pimpinan, harus pada orang yang tepat selain itu dalam menyampaikan pesan, sekretaris harus mengatakan bahwa ia akan menyampaikan pesan pimpinan, bukanya mengatakan bahwa ia (sekretaris) yang akan berbicara.

5)      Ciptakan kesan tenang, sabar dan tulus serta penuh perhatian dalam berbicara ditelepon. Bertanyalah dengan bijaksana. Catat pesan-pesan yang disampaikan. Mintakan nomor teleponnya. Mintakan maaf bila membuat kesalahan-kesalahan.

6)      Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan “terimakasih” dan “kembali” dan mengucapkan salam ketika mengakhiri pembicaraan.

7)      Setelah selesai bertelepon letakan kembali gagang telepon dengan pelan.

2.      Langkah-langkah dalam Menelepon

1)      Mempersiapkan hal-hal yang akan dipakai dalam melakukan hubungan telepon. Yaitu: Nomor telepon yang akan dihubungi, informasi yang akan disampaikan, catatan dan alat tulis, bila ada hal-hal yang perlu dicatat.

2)      Perlu mengetahui cara-cara menelepon keluar. Ada 2 cara yaitu.

a)      Hubungan langsung keluar. Jika memang menggunakan cara ini, sekretaris segera mengucapkan salam. Bila kemudian langsung dihubungkan, sekretaris dapat melanjutkan hubungan telepon tersebut, dengan terlebih dulu memperkenalkan kembali identitas diri.

b)      Melalui operator telepon. Sekretaris dapat meminta operator telepon untuk menghubungi nomor telepon yang akan dituju. Jika sudah sampai pada nomor yang dituju, sekretaris dapat melanjutkan pembicaraan dengan menyebutkan identitas diri terlebih dulu.

Hubungan telepon keluar dapat berupa permintaan langsung pimpinan atau penyampaian pesan pimpinan. Apabila merupakan permintaan pimpinan, sekretaris harus memastikan bahwa pimpinan sudah siap untuk melakukan hubungan telepon. Jangan sampai pimpinan masih terlibat pembicaraan dengan orang lain, pada saat hubungan telepon sampai ke tempat yang dituju. Amat tidak sesuai etika bertelepon, jika orang yang kita hubungi ternyata harus menunggu demikian lama.

Akan tetapi, jika sekretaris mengadakan hubungan telepon hanya untuk menyampaikan pesan pimpinan, langkah awalnya sama dengan langkah-langkah di atas. Setelah itu, sekretaris mengatakan bahwa pimpinan menyampaikan pesan lewat dirinya tentang sesuatu hal

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon

1.      Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

2.      Berbicara terlalu banyak basi basi. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Berbicara dengan nada memerintah. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

3.      Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang diperdengarkan. Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. Jangan lupa menyampaikan pesan kepada orang yang dituju penelepon.